你正在浪费时间的行政工 所有初创公司创始人和首席执行官都知道，他们的角色涉及许多多方面的职能。这就是有效的时间管理发挥作用的地方，但许多人尚未掌握。那些在时间 瑞典 whatsapp 号码数据 管理方面遇到困难的人的结果就是精疲力竭。正如艾伦·莱金所说，“时间=生命；因此，要么浪费你的时间，要么浪费你的生命，要么掌握你的时间，掌握你的生命。”
但是，可以通过将行政工作委托给虚拟助理来避免这种情况。在这里，远程助理可以完成诸如指导和接听电话、归档信息等任务。
什么是行政任务？
行政任务是成功维护办公室的职责。这些任务在 您是否开展合法的电子邮件活动 不同的工作场所可能有所不同。但是，最常见的任务包括接听电话、安排约会以及为企业或初创公司创建有组织的档案系统。
行政工作需要许多专业人员，例如行政助理、办公室助理、行政或私人助理以及办公室经理。正如蒂姆·费里斯曾经说过的，“虚拟助理是小型企业的变革者。它们让您在处理基本任务的同时专注于发展。”
在行政事务上花了多少时间？
不论行业和职位，个人每年在电子邮件处理、数据输入 澳大利亚数据 和日程安排等行政任务上花费超过 300 小时。如此大量的时间投入凸显了简化流程和利用技术来提高生产力并优先考虑核心业务活动的必要性。主要的行政任务可能会浪费您高达 20% 的生产力。史蒂芬·柯维提醒我们：“关键不在于花时间，而在于投资时间。”
最重要的管理任务
以下是最常见的管理任务，这些任务可能耗时且重复。虽然必须完成这些任务才能使业务顺利运行，但这些任务并不像战略决策那样直接带来收入增长。
沟通
行政专家应具备扎实的沟通技巧，以便有效地执行任务。这包括撰写电子邮件、接听电话以及与员工和高管互动。所有信息都应简明扼要地共享，以便其他人能够理解。此外，沃尔夫冈·阿马德乌斯·莫扎特 (Wolfgang Amadeus Mozart) 宣称：“做很多事情的捷径是一次只做一件事。”
以下是与沟通相关的最常见的管理任务：
- 回复和转接电话
- 接收客户的电话备忘录
- 向客户发送电子邮件
- 将客户的电子邮件发送给相应的工作人员
- 处理客户投诉和疑虑
- 协助商务沟通
- 履行客户服务职责，例如为客户下订单、说明服务和产品
- 做会议记录。
调度
安排日程是行政助理工作职责中另一个必不可少的要素。许多行政助理负责首席执行官或经理的日程安排。正如亨利·戴维·梭罗所说：“光忙是不够的，蚂蚁也一样。问题是：我们忙什么？”这样的助理应该能够组织和规划每个人的日程安排，以便及时完成计划中的每一项。